Van A tot aanbesteding

Dat we bij Kleissen hele projecten van A tot Z begeleiden, weten de meesten wel. Maar wist je dat je Kleissen ook alleen voor het aanbestedingsproces kunt inschakelen? Grote kans dat je dan om de tafel komt te zitten met Rick Brouwer, onze aanbestedingsdeskundige. Een functie die de afgelopen jaren niet meer weg te denken is. Want waar er vroeger alleen op prijs werd geselecteerd, komt daar nu veel meer bij kijken.

“Dan is het fijn als er een onafhankelijke partij met kennis van zaken meekijkt”, meent Rick. “Het is toch een ingewikkeld proces.” Want naast de prijs spelen ook kwaliteit, duurzaamheid, omgevingsmanagement, communicatie en nog veel meer zaken een rol. Ook daar denkt Rick graag in mee.

Aanbestedingsdeskundige
Na enkele jaren bij Kleissen te hebben gewerkt als projectcoördinator, richtte Rick zich steeds meer op het opstellen en begeleiden van aanbestedingen. In 2014 rondde hij de registeropleiding ‘aanbesteden voor gevorderden’ af. Sindsdien heeft hij zich steeds meer gespecialiseerd in het begeleiden van aanbestedingstrajecten. “Er komt namelijk steeds meer bij kijken. Circulariteit en duurzaamheid, bewonerscommunicatie; bij dit soort zaken is het fijn als iemand meedenkt en bekijkt wat de specifieke eisen van de opdrachtgever zijn.”

Maar het begeleiden van (Europese) aanbestedingen voor bouwgerelateerde ontwerp- en uitvoeringsopdrachten is niet het enige wat Kleissen doet. “We begeleiden ook biedprocedures bij de verkoop van grond aan een ontwikkelaar. We denken mee met de opdrachtgever over hoe hij de meeste opbrengst (kwalitatief of qua prijs) haalt uit de verkoop van zijn grond.”

Maatwerk
En in dat meedenken ligt de kracht van Kleissen. “We gaan echt in gesprek met de opdrachtgever. We leveren geen kant-en-klare uitvragen, maar kijken wat belangrijk is voor deze organisatie.” Het aanbestedingsproces begint dus met een goed gesprek, waarin de opdracht, de omvang en de bouworganisatie worden besproken. “Daarnaast bekijken we of de opdrachtgever aanbestedingsplichtig is en of ze een eigen inkoopbeleid of aanbestedingsbeleid hebben. Dat wordt nog wel eens vergeten.” Aan de hand hiervan stelt Rick samen met de opdrachtgever een uitvraag op. Daarbij is er vooral veel aandacht voor het opstellen van de criteria. “Door het stellen van de juiste vragen, zorgen wij ervoor dat de beste marktpartij voor de voorliggende opdracht wordt geselecteerd. Er volgt een voorselectie en/of, in het geval van een niet-aanbestedingsplichtige organisatie, de private aanbesteding.”

De afgelopen jaren heeft Kleissen allerlei soorten procedures begeleid, variërend van private aanbestedingen (voor niet-aanbestedingsplichtige organisaties), tot Europese-, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen (hetzij niet-openbaar of openbaar), design & build-opdrachten, bestekopdrachten en biedprocedures voor verkoop van grond.

Beoordeling
Maar wat onderscheidt een goede inschrijving? “Een algemeen verhaal of ‘open deur’ doet het vaak niet goed”, legt Rick uit. “Een korte tekst, die de project specifieke punten benoemt, waarbij de opdrachtgever de meerwaarde van de inschrijver ziet; daar ligt de kracht van een goede inschrijving.” De beoordeling gebeurt uiteraard door de opdrachtgever, maar ook hier zorgt Rick voor de nodige begeleiding. “Ik wil zeker weten dat de opdrachtgever achter zijn beoordeling staat en zijn keuze voldoende kan motiveren. We lopen dus bijvoorbeeld na of we echt alle criteria zorgvuldig hebben doorgenomen. Zo kunnen we ook een heldere motivatie terugkoppelen naar de aannemers. Dat is voor beide partijen prettig.”

Resultaatgericht
Een (Europese) aanbestedingsprocedure kan dus best ingewikkeld zijn, maar het resultaat mag er dan ook wezen. “Het is heel leuk om te zien dat er bijvoorbeeld twee jaar later een heel gebouw staat”, vertelt Rick. “Daar heb je toch aan bijgedragen.” Scholen, gemeentehuizen, woningcomplexen of bedrijfsgebouwen; Rick heeft bijna voor elke type huisvesting al eens een aanbestedingsprocedure begeleid. Maar elke opdracht is weer anders. “Dat maatwerk is wat het zo interessant maakt. We hebben bij Kleissen veel kennis en ervaring, ook van het hele bouwproces. Maar elke keer moeten we opnieuw in gesprek en uitzoeken wat deze opdracht vereist. We kijken echt naar de behoefte van de opdrachtgever en met welke uitvraag we de markt kunnen uitdagen om hier invulling aan te geven. Een gedegen uitvraag is één van de belangrijkste factoren voor een succesvol project”, aldus Rick.